电话是基本的商务工具，这种沟通方式很划算。它方便紧急的私人联系以增进理解，提供澄清事实的机会。商务活动的大部分时间会花在电话通讯上，因此使之有效是很重要的。如果你对使用电话没有把握，那你很可能会搞砸一笔重大的生意。

　　准备

　　为所有的通话做好准备，无论是接电话还是打电话。通话的头30秒很关键，你必须事先计划好你要说什么。把这些内容完整地写出来会有很大的帮助，但不可在通话中照念——反复练习直至熟练自然为止。

　　写下目标并明确你想获得什么，这样有助于通话的准备工作。这比使用完整的脚本要容易得多，而且提供了自由发挥的空间。对公司产品、服务的透彻了解是至关重要的。在你拿起话筒前，先把精神集中到通话上。把要用的东西(笔、纸、销售传单、价日表等)放在手边，需要用时也不会让对方久等。

　　接电话

　　有电话打进来的时候，先由电话留言或者转线员接听。这样的做法比较理想，因为那会为你提供一个准备时间——但总归你要自己接听电话。通话方式会体现你的熟练性、性格，并可反映出公司面貌。

　　◆ 迅速接听。最佳的接听时间是等铃声响第四下时再接。如果接得太早，你就没有时间让自己镇静下来。如果你没能够立即接听电话而铃声持续不断，那要记住：感谢对方的耐心等候。

　　◆ 表现出友好的态度。正确的问候要说出你的名字和公司名称。记下来电人的名字并用它来称呼对方，这为通话添人了私人接触的亲密感。

　　◆ 若你正在笑、咳嗽或者吃东西，那就先不要接听电话。因为这会使人对公司留下坏印象。接听时不要表现得尖刻或者屈尊。电话能扩大任何低声讲话的音量，所以不要捂着话筒与他人交谈。最好是让来电人稍等而不要挂断电话。如果他们一直在等着，那你应该在时间间隙中向他们道歉，否则他们可能以为自己被挂断了。因为一些电话系统有自动挂断电话的功能。

　　◆ 除非有必要，否则不要转接电话。转接时，务必告诉来电人为什么要转线以及谁将与之通话。如果有的话，最好提供直播号码。如果让顾客等候，他们很容易会失去兴趣。

　　打电话

　　不断的电话会扰乱工作进度，那你能集中在一个上午或下午打电话吗?打电话之前考虑一下，这个电话很重要吗?传递复杂的信息时，使用新建、传真或电子邮件跟进一个电话，以澄清要点也许是更为合适的方法。