在很多情况下，一些语词可能并不完全适合于你们的组织，如工作头衔或专业术语等，这是因为不同的机构对采购有着不同的要求，大的公司可能会有一个更加结构化或固定化的方式，而小的机构则会更灵活一些。按照你自己的需要来解释这些语词并从中抽出关键点是非常重要的，下面的信息都可以加以利用。

1．1确切的产品和服务

从实质上来说，采购其实很简单，你请求某人为你做什么，当完成之后，你支付费用就可以了。你可能需要的是货物和设备、材料、产品，或者你可能要得到某种服务，这种服务有时可能是带有人身性质的。无论怎样，你必须知道你要的是什么，是在什么时候需要的。

1．2其它六个“确切”

还有一些可能是比较重要的事情。也许你需要以一定速度和一定的质量将某物品送到某一特定地点，同时你还要考虑成本问题。

因此，实际上有很多因素决定着上述看似简单的过程其实并不象上面所描述的那样直截了当，这就象驾驭一种动物，比如说马，只有以正确的方式对待它，它才可能服服帖帖，否则它会将你掀得人仰马翻。

在采购的过程中需要照顾到的范围其实很宽，但下面它们并不是按某种特定顺序的重要性进行排列的：

・决定你究竟需要什么，你所需要的货物或服务的功能又是什么？

・如何起草合适的文书，它应该包括些什么内容？

・对于这项采购需要适用什么样的条款和赋予怎样的条件？

・有那些法律方面的因素需要考虑，它们又怎样适用于我这一个特殊的例子？

・会不会有什么特别问题影响到我，比如说欧盟的指示性条文，或者是海外的供应商等？

・财力问题如何，你能够支付价款吗？何时才能支付？

・我是仅仅和一个供应商谈判呢还是到市场上去选购？

・如何着手进行招标前的相关活动？

・如何处理收到的竞标者的分析报告？

・什么时候和我意中的供应商签定意向呢？

・如何准备谈判？

・如何处置合同？

随着你获得经验的不断增多，某些答案将会因为类似行为的重复进行而变得简单，从而也不需要每一次都费工夫去思考，但另外一些则可能会随着供应商的不同而变得更加复杂，这样你可能需要经历该过程若干次才会获得合适的解决办法。这一过程看起来可能有些劳神，但它还是需要予以足够的重视和认真的处理。

从过去经历中得出的一个教训就是坏的开端往往使整个项目变得更加困难，并且使成功的可能性降低，在这种情况下就需要项目的主管人有足够的勇气抛弃原来的一切从头再来，而需要从头再来的这一切又是许多成功的先例所证明早就应该是这样做的。